Утверждены приказом директора
ГУ ГАЯО № 75 от 06.05.2008

1. Общие положения.

          1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Федеральным законом "О государственной тайне" от 21.07.93 № 5485-1 (с изменениями от 06.10.97, 30.06.2003, 11.11.2003, 29.06.2004, 22.08.2004), Федеральным законом "О коммерческой тайне" от 22.07.2004 № 98-ФЗ, законом Ярославской области "Об архивном деле в Ярославской области" от 03.06.2005 № 32-з и другими законодательными и нормативно-правовыми актами РФ и Ярославской области.

          1.2. Правила устанавливают порядок работы пользователей с документами Архивного фонда Ярославской области (далее АФ ЯО), другими архивными документами в читальном зале Государственного архива Ярославской области (далее архив).

          1.3.Порядок работы, обязанности сотрудников архива по обслуживанию пользователей в читальном зале, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами Российской Федерации, законодательством и нормативными правовыми актами Ярославской области, приказами директора архива.

          Порядок работы, обязанности пользователей определяются законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами Российской Федерации, законодательством и нормативными правовыми актами Ярославской области, приказами и распоряжениями директора архива, настоящими правилами.

          1.4.Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам АФ ЯО и другим архивным документам, хранящимся в архиве .

          1.5.Плата за посещение читального зала архива и пользование документами АФ ЯО и другими архивными документами не взимается.

          1.6. Платные услуги пользователям предоставляются архивом в соответствии с "Перечнем платных услуг, выполняемых архивом" и "Временными ценами на платные услуги", утверждаемыми приказами директора архива.

          1.7. Распорядок работы читального зала устанавливается руководством архива. Количество пользователей, одновременно работающих в читальном зале, определяется количеством рабочих и абонентских мест (одно рабочее и абонентское место считается резервным и занимается пользователем по указанию директора архива). Пропуск пользователей для работы в читальном зале прекращается в случае отсутствия там свободных рабочих мест.

2. Порядок допуска пользователей в читальный зал архива.

          2.1. Пользователи допускаются к работе в читальном зале на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, предоставляют письма направивших их организаций.

          2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, место жительства и паспортные данные, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. (Приложение № 1,2). К заявлению (письму) прилагается примерный план работы пользователя по заявленной теме.

          2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководством архива на необходимый пользователям срок, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срока, изменения темы или хронологических рамок исследования пользователь представляет дополнительное заявление /письмо/.

          2.4. Оформление на работу в читальном зале, осуществляется при предъявлении пользователем паспорта. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца (Приложение № 3). Подпись пользователя в анкете свидетельствует о его согласии выполнять данные Правила и понимании мер ответственности за их нарушение. Знакомство пользователя с изменениями в Правилах оформляется документально аналогичным образом. Для оформления пропуска в читальный зал сроком действия 1 год, пользователь предоставляет две цветные фотографии размером 3х4 см. Для работы в читальном зале сроком менее одного месяца пользователю может быть оформлен временный пропуск. После истечения срока действия пропуска производится его переоформление в соответствии с п.п. 2.1.-2.4.

          2.5. Оформление на работу в читальном зале проводится после предоставления пользователем всех необходимых документов в течение 1 рабочего дня. После завершения процедуры оформления, сотрудник читального зала выдает пользователю пропуск, сообщает номер предоставляемого ему рабочего места. Дата и время первичного посещения пользователем читального зала устанавливается в зависимости от наличия свободных рабочих и абонентских мест. Последующие посещения пользователем читального зала также согласовываются с сотрудником читального зала. Гарантии посещения читального зала в несогласованные дни пользователю не предоставляются.

          При первичном и последующих посещениях пользователь занимает рабочее место в соответствии с номером рабочего места, указанного сотрудником читального зала, вне зависимости от наличия в читальном зале свободных рабочих мест.

3. Права, обязанности и ответственность пользователей.

          3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в архиве справочники (путеводители, описи, каталоги, обзоры), дела и архивные документы и (или) их копии, в том числе фотодокументы (в виде позитивных отпечатков на карточках фотокаталога архива), а также техническое оборудование для работы с микрокопиями, аудио-визуальными и электронными документами.

          3.2. Пользователи, работающие в читальном зале архива имеют право:

          3.2.1. Получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах (в том числе платных), оказываемых архивом через читальный зал, порядке и условиях их предоставления.

          3.2.2. Получать в установленном порядке консультации сотрудников читального зала о составе и содержании документов Архивного фонда Ярославской области и других архивных документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в архиве справочниках.

          3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (архивных документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование архивных документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.

          3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или архивных справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.

          Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству архива, в Управление по делам архивов Правительства Ярославской области, а также в установленном порядке в надзорные и судебные органы Российской Федерации.

          3.2.5. Пользоваться в соответствии с действующими локальными актами архива изданиями (копиями фонда пользования (ФП) справочно-информационного фонда (СИФ).

          3.2.6. Заказывать или в установленном порядке самостоятельно изготавливать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, архивных документов, архивных справочников.

          3.2.7. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства архива использовать собственные технические средства (персональный компьютер, фотоаппарат, диктофон). Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей. Не разрешается применение технических средств, имеющих сканирующее устройство.

          3.3. Пользователей могут сопровождать переводчики.

          3.4. Пользователи обязаны:

          3.4.1. Соблюдать настоящие Правила работы пользователей в читальном зале архива.

          3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.

          3.4.3. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы /разборчиво/, характер произведенной работы /просмотр, выписки и т.п./(Приложение 4).

          3.4.4. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела /единицы хранения/, издания СИФ (или копии фонда пользования) сотруднику читального зала.

          3.4.5. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием и пленкой при работе с микрокопиями (после просмотра микрофильма ролик должен быть перемотан) и цифровыми копиями фонда пользования.

          3.4.6. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.

          3.4.7. Использовать и публиковать документы АФ ЯО и другие архивные документы, а также содержащиеся в них сведения с обязательной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название архива и поисковые данные использованных архивных документов (номера фонда, описи, дела (единицы хранения) и листов).

          3.5. Пользователи могут предоставить архиву библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.

          3.6. Пользователи, отказывающиеся выполнять настоящие правила, нарушившие настоящие правила, совершившие действия, связанные с хищением или порчей, создающие угрозу хищения или порчи архивных документов, нанесением материального ущерба архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке и лишаются права работы в читальном зале архива на срок, определяемый руководством архива.

4. Порядок выдачи дел, документов, микрокопий, печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата.

          4.1. Дела и архивные документы (или копии ФП), относящиеся к заявленной теме исследования, предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов (Приложение 5). Неправильно заполненные бланки заказов возвращаются пользователю без выполнения заказа. Дела и архивные документы (или копии ФП) выдаются пользователям под расписку в журнале регистрации выдачи дел за каждую единицу хранения или учета (настоящий порядок распространяется также на порядок выдачи и использования изданий СИФ).

          4.2. Единовременно (один раз в течение рабочего дня, в соответствии с установленным графиком приема заказов) пользователь может заказывать до 5 описей (томов описей; не распространяется на описи, хранящиеся в читальном зале), 10 дел (указанное количество дел при выдаче может быть уменьшено, если их совокупный суммарный листаж превысит установленную норму; норма листажа устанавливается приказом директора архива исходя из специфики состава документов и анализа производственных показателей структурных подразделений архива) или копий ФП (указанное количество копий фонда пользования может быть уменьшено приказом директора, исходя из технических возможностей архива), 10 единиц хранения кинофотодокументов. Одновременно в работе (на абонентском месте) у пользователя может находиться не более 5 описей (томов описей) (данные ограничения не распространяются на описи, находящиеся постоянно в читальном зале), 10 дел или микрокопий, 10 единиц хранения кинофотодокументов. Особо ценные и уникальные архивные документы (при условии разрешения выдачи руководством архива) заказываются пользователями по 1 единице хранения единовременно.

          4.3. Для описей (за исключением описей, хранящихся в читальном зале) установлен фиксированный срок выдачи - 1 рабочий день со дня оформления заказа.

          Для дел (копий ФП) установлен фиксированный срок выдачи - 3 рабочих дня со дня оформления заказа.

          Описи и другие архивные справочники, издания СИФ, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в день заказа. Издания (копии ФП) СИФ, хранящиеся вне читального зала, выдаются пользователям в сроки, устанавливаемые руководством архива.

          4.4. Описи, другие архивные справочники, несброшюрованные архивные документы, единицы хранения кинофотодокументов предоставляются на срок 5 дней, особо ценные и уникальные архивные документы (по разрешению руководства архива) - на один день, дела (копии ФП), издания (копии ФП) СИФ - на один месяц (для копий ФП приказом директора может быть установлен иной срок, исходя из технических возможностей оборудования читального зала).

          Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел (микрокопий), единиц хранения, изданий (копий ФП) СИФ согласуется руководством архива при оформлении нового заказа.

          В случае непосещения читального зала пользователем в течение половины предоставленного срока выдачи (3 дней для описей, других архивных справочников, несброшюрованных архивных документов, кинофотодокументов; 2 недель - для дел (микрокопий), изданий (копий ФП) СИФ) подобранные описи, дела (микрокопии), единицы хранения кинофотодокументов, издания(копии ФП) СИФ возвращаются в хранилища. Сроки повторной выдачи устанавливаются руководством архива.

          При невозможности посещения читального зала (по уважительным причинам) пользователь имеет право сообщить об этом сотруднику читального зала по телефону 73-66-61. В этом случае подобранные дела и печатные издания сохраняются на абонентском месте пользователя полный срок.

          Каждое дело может быть выдано в читальный зал одному пользователю один раз в течение одного года.

          4.5. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал, как правило, не выдаются.

          Подлинные документы могут выдаваться пользователям в исключительных случаях с разрешения руководства архива с учетом конкретных обстоятельств /например, необходимость изучения внешних особенностей документов, неисправность технического оборудования для работы с микрокопиями, наличие у пользователей медицинских противопоказаний для работы с микрокопиями, иные обстоятельства./

          4.6. Фотодокументы предоставляются пользователям в виде копий. При отсутствии копий - не выдаются.

          4.7. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

          4.7.1. Работать в читальном зале в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200 300мм), пластиковые пакеты, зонты, вносить и употреблять напитки и продукты питания.

          4.7.2. Работать в читальном зале на рабочих местах, не соответствующих указанным сотрудником читального зала.

          Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх архивных документов, загибать углы листов, калькировать архивные документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.

          4.7.3. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами и справочниками, изданиями (копиями ФП) СИФ клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

          4.7.4. Пользоваться собственными техническими средствами без специального разрешения руководства архива.

          4.7.5. Пользоваться средствами мобильной связи в читальном зале архива.

          4.7.6. Подключать собственные технические средства к электрической сети архива без специального разрешения руководства архива.

          4.7.7. Курить в здании архива.

          4.8. Запрещается наносить физические повреждения архивным документам, вносить изменения в тексты архивных документов, делать на архивных документах и обложках дел, в текстах изданий (копий ФП) СИФ пометы, исправления, подчеркивания.

          4.9. При первичном получении описей, дел, изданий СИФ пользователи обязаны проверить их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала и удостоверить это своей подписью в соответствующей графе бланка заказа.

          При обнаружении повреждений или дефектов дел, архивных документов, микрокопий, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала. Подпись пользователя на бланке заказа удостоверяет, что описи, дела, издания (копии ФП) СИФ получены в установленный срок и им проверены, в них нет изъятий и поврежденных листов и он принимает на себя ответственность за их сохранность.

          Пользователи расписываются в журнале регистрации выдачи дел. Подпись пользователя удостоверяет, что дела им проверены, находятся в порядке, и он принимает на себя ответственность за них на время пользования.

          По окончании работы пользователь сдает дела сотруднику читального зала, который принимает их под расписку. В случае утраты, хищения или порчи архивных документов составляется соответствующий акт.

          4.10. Отказ или отсрочка в выдаче дел и архивных документов допускается в случаях, установленных действующим законодательством, иными нормативными правовыми актами, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ:

          - неудовлетворительного физического состояния архивных документов;

          - ограничения на доступ к архивным документам;

          - необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (исполнение запросов физических и юридических лиц, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников архивных документов, публикаций, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение приема архивных документов на постоянное хранение, проверка наличия архивных документов, реставрация или копирование архивных документов, оформление рассекречивания архивных документов, переработка и усовершенствование описей и др.);

          - выдачи дел и архивных документов во временное пользование;

          - экспонирование архивных документов на выставке;

          - выдачи дел и архивных документов другому пользователю.

          В читальный зал не выдаются дела и архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления.

5. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.

          5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния архивных документов изготавливаются копии архивных документов. Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивом.

          5.2. Заказы на копирование принимаются на основании личного заявления пользователя. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке (приложение 6) и передаются сотруднику читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные архивных документов.

          5.3. Копирование документов АФ ЯО и других архивных документов, поступивших на постоянное хранение в архив по договору с собственником, производится в соответствии с распоряжением собственника. При отсутствии ограничений на копирование, установленных собственником, оно осуществляется на общих основаниях.

          5.4. Копирование архивных документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с законодательством об авторском праве и смежных правах.

          5.5. Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством архива с учетом технических возможностей и физического состояния архивных документов.

          5.6. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится в исключительных случаях с разрешения руководства архива.

          Не принимаются заказы на копирование архивных документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии (за исключением заказов на изготовление копий ФП).

          Копирование уникальных и особо ценных архивных документов, как правило, не производится и допускается в исключительных случаях по разрешению руководства архива. Расшивка дел при копировании архивных документов не производится.

          5.7. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников не производится.

          5.8. В исключительных случаях в установленном порядке, по личному заявлению пользователя допускается копирование архивных документов техническими средствами пользователя.

          Копирование техническими средствами пользователей, в том числе фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства архива в помещении читального зала и под контролем сотрудников архива.

          Ответственность за качество копирования архивных документов, проведенное техническими средствами пользователей, архив не несет.

          5.9. С разрешения руководства архива пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещениях архива под контролем его сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности архивных документов.

          5.10. Копии архивных документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку в журнале регистрации выдачи копий архивных документов, а также пересылаются по указанным адресам.

          5.11. Копии частично рассекреченных архивных документов, изготовленные архивом по заказам пользователей с изъятием из текста при копировании нерассекреченных частей текста, выдаются им на общих основаниях.